Bien souvent nous nous compliquons la vie  :
– à mettre en place de longues réunions projet
– à rédiger des compte-rendus de réunion, des PV, des meetings minutes …
– à convenir de revues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles …
– à mettre en place des tableaux Excel pour le suivi des tâches de chacun et le partager sur le réseau
– à relancer les membres de l’équipe sur les retards des tâches

Malheureusement, nous y consacrons bien trop de temps !

Je vous propose à travers cet article de découvrir (ou re-découvrir) la visualisation des tâches avec de simples post-it.

Visual tasks management board

L’idée est simple :

1. Vous divisez un espace vierge en différentes zones : Tâches à faire, En-cours, Clos, Urgent
2. Vous commencez par mettre vos activités dans la zone « Tâches à faire »
3. Lorsqu’une tâche débute, vous décollez le post-it correspondant pour le mettre dans la zone « En-cours »
4. Une fois la tâche effectuée, vous décollez le post-it pour le mettre dans la zone « Clos »
5. La zone « Urgent » permet de recenser les activités qui ont accumulé du retard et qui nécessitent un follow-up spécial

Voici un exemples concret qui vous permettra de forger votre propre opinion. Il est certes de taille réduite (feuille A4) nous verrons plus tard que le concept reste le même lorsque vous décidez d’aller vers des formats plus grands :

Visual tasks management board

Il est possible (et même recommandé) d’adapter et améliorer le concept vers quelque chose qui convient à votre activité/projet/état d’esprit. Voici quelques pistes que vous pouvez prospecter :

• Classer par ordre chronologique : « Tâches closes la semaine dernière », « Tâches à faire cette semaine », « Tâches à faire la semaine prochaine », « Tâches à faire dans deux semaines ». Ci-dessous un exemple de ce type de visual board.

Visual tasks management board

• Classer par rapport à la matrice de covey: Urgent x Important. Ce type de visualisation est parmi mes favoris cependant il convient au suivi des tâches personnelles mais un peu moins au suivi des tâches d’une équipe.

Visual tasks management board

D’autres type de personnalisation peuvent être explorés :

• Type de support
  – Feuille A4 ou feuille A3 : Convient au suivi de tâches personnelles. Ne convient pas au suivi de tâches d’une équipe étant donné l’espace réduit.
  – Tableau blanc ou support cartonné blanc de taille A1 ou A0: Convient au suivi des tâches d’une équipe. Des post-it de taille plus grande peuvent êtres utilisés.
• Couleurs des post-it : il est possible d’utiliser des post-it de différentes couleurs. Chaque couleur peut correspondre à une personne. On reconnaît facilement les tâches de chacun. Malheureusement, les couleurs des post-it ne sont pas infini.
• Diviser le tableau en lignes horizontales (tout en gardant les colonnes « à faire, en-cours, clos »). Chaque ligne correspond à un membre de l’équipe.

Ce type de visualisation peut non seulement être utilisé à titre personnel mais également en équipe. Il suffit pour cela :

1. d’avoir un support assez grand (format DIN A1 ou A0)
2. de permettre la reconnaissance visuelle les tâches de chacun (couleur des post-it, petite marque dans un coin du post-it, division du visual board en lignes dont chacune d’elle est dédiée à une personne)
3. de parcourir les tâches « à effectuer » ou « en-cours » durant les réunions hebdomadaires/quotidiennes. Vous déplacez les tâches d’une colonne à une autre en fonction de l’avancement.
4. limiter la durée de la réunion (maximum 1h) étant donné que celle-ci est stand-up (les personnes sont debout autour du tableau)
5. personnaliser votre visual board de sorte à ce qu’il soit adapté à votre activité (exemple : ajouter une colonne entre « en-cours » et « clos » nommée « contrôle qualité »)

Vous souhaitez aller plus loin avec cette méthode de visualisation, je vous propose les quelques exemples suivants adaptés au suivi d’équipe et de tâches d’un département ou d’un groupe de travail. Ils sont issus de l’excellent blog « Visual Management » :

Visual Board (source: http://www.xqa.com.ar/visualmanagement/)

Visual Board (source: http://www.xqa.com.ar/visualmanagement/)

Visual Board (source: http://www.xqa.com.ar/visualmanagement/)

Visual Board (source: http://www.xqa.com.ar/visualmanagement/)

J’espère que cet article à pu vous inspirer. N’hésitez pas à partager vos propres idées concernant cette méthode de visualisation en laissant un commentaire ci-dessous.

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Pour aller plus loin:

Visual Management Blog : excellent blog concernant la visualisation et les visual board.

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