Le repère utilisé dans cet exemple peut être enlevé et déplacé

Erreur 3 : Le statut de chaque tâche n’est pas visuel

Comme évoqué dans le module de formation « Gestion de projet automobile : Niveau 1 », il ne devrait exister que trois états pour une action : « en-cours« , « fait« , « en retard » (et accessoirement : « not started »).

Le statut de chacune des tâches de votre diagramme de Gantt doit apparaître de manière évidente. Pour ce faire, utilisez un code couleur ou tout autre moyen visuel pour informer votre auditoire quant au statut de chaque tâche. Une image valant mille discours, je vous invite à voir l’exemple suivant.

Visualisation du statut de chaque tâche du Gantt avec un code couleur

Erreur 4 : Les sujets à discuter ne sont pas visuellement mis en avant

Cette erreur est généralement commise lorsqu’il s’agit de présenter le diagramme de Gantt à autrui. Il peut s’agir par exemple d’une revue de planning avec le client ou au sein d’une équipe projet.

En quoi consiste-t-elle ? Tout simplement l’animateur de la réunion n’utilise pas des repères visuels pour mettre en avant les points primordiaux qu’il souhaite partager lors de la réunion. Pourtant la solution est ultra-simple : lorsque votre planning est imprimé, utilisez un Stabilo (autrement appelé marqueur fluorescent pour les linguistes) pour repérer les tâches qui seront abordées lors de la réunion. Pour encore plus d’effet, utilisez des post-it pour décrire en quelques mots le problème.

Attention à ne pas tomber dans l’excès : évitez de colorier tout votre Gantt au Stabilo ou bien encore de le surcharger de post-it. Attention également à ce que cette tâche ne devienne pas une perte de temps : elle doit vraiment vous prendre moins de 30 secondes pour l’effectuer. Oubliez donc des solutions compliquées telles que colorier les lignes sous Excel puis imprimer le tout en couleur.

Diagramme de gantt : repère visuel des sujets qui vont être abordés lors de la revue du planning (stabilo jaune & post-it)

Diagramme de gantt : repère visuel des sujets qui vont être abordés lors de la revue du planning (stabilo jaune & post-it)

Diagramme de Gantt : repère visuel des sujets qui seront abordés

Erreur 5 : Traçabilité du document manquante

Une erreur basique mais ô combien importante : n’oubliez pas d’indiquer le numéro de révision de votre document. Vous avez le choix entre une multitude de possibilités :
– revision 1, 2, 3, …
– dernière mise à jour le jj/mm/aaaa
– version x
– update : dd/mm/yyyy
– référence 1345/2

Evitez une seule chose : « dernière version » puis « dernière dernière version » puis « version finale » puis « VERSION FINALE » … etc !
Autant ne rien écrire que d’écrire de telles affirmations.

Diagramme de gantt : ne pas oublier de mentioner le numéro de la révision

Erreur 6 : Les jalons projet ne sont pas indiqués

Ceci est un point qui m’est cher et que j’explique dans le  module de formation « Gestion de projet automobile : Niveau 1″, il est primordial d’avoir des jalons ou autrement appelés objectifs intermédiaires. Ces jalons doivent être visibles sur votre diagramme de Gantt.

Dans l’exemple ci-dessous les jalons sont représentés par les losanges noirs.

Diagramme de gantt : représentez les jalons ou objectifs intermédiaires sur votre diagramme

Diagramme de gantt : représentez les jalons ou objectifs intermédiaires sur votre diagramme

Erreur 7 : Incompatibilité avec l’impression en noir et blanc

Peut être que ce point fera débat, mais pour plusieurs raisons, il est recommandé que les couleurs soient limitées au maximum.

Parmi les raisons qui me poussent à recommander cela :

1. L’impression en couleur est un muda (gaspillage) : une impression N&B coûte en moyenne 0,05€ par page alors qu’une impression couleur 0,30€ par page
2. Si de votre côté vous avez l’habitude d’imprimer en couleur, peut être que votre client ne le fait pas systématiquement
3. De plus en plus d’entreprises configurent l’impression par défaut en noir et blanc. Pour imprimer en couleur, il faut changer les paramètres à chaque ouverture de fichier.
4. Ajoutez à cela l’aspect environnemental et j’en passe.

En tout cas je n’affirme pas qu’un diagramme de Gantt doit être austère, mais gardez à l’esprit qu’il y a de grandes chances qu’il soit imprimé en N&B.

Diagramme de gantt : incompatibilité avec l’impression en noir et blanc

Diagramme de gantt : incompatibilité avec l’impression en noir et blanc

Erreur 8 : « Il n’y a que le chef de projet qui sait ce qu’il y a dedans ! »

Si un tel sentiment règne au sein de votre équipe et que vous êtes convaincu que votre diagramme de Gantt est parfait alors un seul conseil : arrêtez de le partager avec votre équipe et utilisez-le à titre personnel uniquement.

Si maintenant vous souhaitez fédérer votre équipe autour d’un tel document pour assurer le suivi des tâches, utilisez le de la bonne manière :

1. Le planning n’est pas le document du chef de projet, c’est le document de l’équipe. Si un membre de l’équipe n’aime pas ce format, cherchez à comprendre pourquoi. Peut-être trouverez vous des idées d’amélioration simples qui feront que ce document soit utile à tous.
2. Lors des revues de planning, ne restez pas derrière votre PC à lire ligne par ligne les tâches du diagramme alors que votre auditoire, au meilleur des cas, essaye de vous suivre sur une copie papier, ou au pire des cas, essaye de vous suivre à travers vos paroles. Utilisez le même support que votre auditoire, si celui-ci utilise une copie papier, utilisez une copie papier pour animer la réunion. En faisant ainsi vous vous rendrez peut être compte de certains désagréments et peut être proposerai vous des améliorations.
3. Au delà du planning de Gantt, il y a des activités concrètes. N’hésitez pas à participer à ces activités pour vous rendre compte de vous même de l’avancement des tâches.

Erreur 9 : « Ce document change tellement que je ne le suit plus ! »

Pour que les membres de votre équipe puisse utiliser un tel planning, évitez de le mettre à jour trop fréquemment. Ceci parait peut être contradictoire avec l’objectif justement de faire un planning mais souvenez vous des jalons ou objectifs intermédiaires : votre rôle n’est pas de suivre à la trace chaque action individuelle mais plutôt de mettre en place des check points. Si vous garantissez ces check-points (jalons) vous garantissez que le projet progresse comme planifié.

Ayez donc un niveau de détail adéquat : fixez vous une limite en-dessous de laquelle vous ne mentionnez pas une tâche de manière individuelle (par exemple une tâches qui prend moins d’une demi-journée à exécuter).

Erreur 10 : le contexte est roi !

Adaptez vous à votre contexte.

Si dans votre environnement de travail, un bon diagramme de Gantt est un diagramme :

1. sans date du jour
2. où le statut de chaque tâche n’est pas important
3. où toutes les tâches sont plus importantes les unes que les autres
4. …

alors suivez les règles qui vous sont dictées.

J’exagère en citant un exemple aussi extrême. Mon but est de montrer que le contexte est roi. Je citerai comme exemple mon tout premier diagramme de Gantt : c’était pendant un stage d’étude où mon professeur m’a demandé de faire un planning. J’ai repris comme tout le monde une feuille A4 avec des actions très  basiques. Jusqu’à aujourd’hui je ne regrette pas de l’avoir fait pour la simple raison que le contexte a voulu que je fasse un diagramme de Gantt même si cet outil n’était pas adapté à la situation.

Conclusion :

En conclusion, ayez un diagramme de Gant visuel et qui soit utile à toutes les personnes qui vont le lire (et pas uniquement utile à vous). Pour se faire, vous disposez de certains outils que j’ai décrit dans cet article. N’hésitez pas à partager votre propre expérience sur le sujet en laissant un commentaire ci-dessous.

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