A travers cet article, je souhaite mettre en relief 10 erreurs fréquentes lors de l’élaboration ou la présentation d’un diagramme de Gantt. Découvrons ensemble les 10 points que j’ai retenu et qui j’espère vous aideront dans vos projets respectifs.
Diagramme de gantt : 10 erreurs à éviter
Le principe de la loi de Laborit (ou loi du moindre effort) est le suivant: nous avons tendance à faire en premier les activités faciles ou agréables parce qu’elles sont plus motivantes.
En d’autres termes, ce principe met en relief que nous préférons faire d’abord ce que nous aimons, ce que nous pouvons finir rapidement et ce que nous savons faire.
Nous avons donc tendance naturellement à choisir des tâches qui nécessitent peu d’efforts ce qui nous conduit à reporter sans cesse certaines actions (procrastination).
Bien souvent nous nous compliquons la vie :
– à mettre en place de longues réunions projet
– à rédiger des compte-rendus de réunion, des PV, des meetings minutes …
– à convenir de revues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles …
– à mettre en place des tableaux Excel pour le suivi des tâches de chacun et le partager sur le réseau
– à relancer les membres de l’équipe sur les retards des tâches
Malheureusement, nous y consacrons bien trop de temps !
Je vous propose à travers cet article de découvrir (ou re-découvrir) la visualisation des tâches avec de simples post-it.
Visual tasks management board
« Tout travail tend à s’étaler de façon à occuper le temps qui lui est alloué »
Cette loi a été publiée pour la première fois en 1955 dans « The Economist » par C.N. Parkinson (1909-1993). Historien anglais ayant débuté sa carrière au sein de l’armée britannique avant de se consacrer à l’enseignement dans plusieurs universités au Royaume Uni, États-Unis, Malaisie et Singapour. Il rééditera plus tard cette loi dans son ouvrage intitulé « Les Lois de Parkinson (1958) ».
Certainement vous avez déjà eu connaissance, au moins une fois de cette matrice initiée par Stephen Covey, auteur du célèbre ouvrage « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » (voir ma revue de livre).
L’idée est de vivre au dessus de la ligne : minimiser voir éliminer les cadran 3 & 4.
Puis de maximiser les activités du cadran 2 (Important & Non-Urgent).
Les activités dans le cadran 1 doivent être réduite autant que possible (Important & Urgent).
Selon moi il s’agit de la meilleure présentation/formation en gestion du temps . La vidéo est de Randy Pausch et est intitulée « The Last Lecture ». Il y explique des notions des plus intéressantes en terme de gestion de temps. N’hésitez pas à vous renseigner sur la biographie de Randy Pausch (http://download.srv.cs.cmu.edu/~pausch/) !
Récemment, le magazine Management consacrait un excellent article au sujet de la gestion du temps. Parmi les conseils cités, l’article recommandait de faire autant que possible les réunions débout (stand-up meeting).
Le concept consiste à présenter des indicateurs visuels accrochés à un tableau ou un mur. Ce type de réunions permet de focaliser l’attention de l’auditoire. Contrairement à des réunions classiques, les invités ne peuvent pas utiliser leurs PC portables ou smartphones pour envoyer des mails, ils sont beaucoup plus attentifs aux explications, le présentateur expose ces points de manière succincte (fini les longs powerpoints) puis les interventions (ou interruptions) sont limitées.
Personnellement je suis très favorable à ce type de réunions, bien entendu lorsque le sujet ci-prête (autant dire une grande majorité de nos réunions). Citons au passage que cette méthode, en ligne avec le principe des Obeya Room, a été l’un des principaux outils ayant conduit le benchmark du secteur automobile (Toyota) à réduire drastiquement ses délais de développement (référence : Toyota Way, Jeffrey Liker). Le groupe PSA quant à lui c’est également engagé dans cette voie (cf. article : PSA annonce la mise en place de « Obeya Room »).
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Toyota fait entendre un son de cloche différent de ses concurrents sur l’automatisation des lignes de production. Le constructeur nippon veut réintroduire de l’humain et du « manuel » dans ses processus de fabrication, rapporte Bloomberg.
Le Japon, l’un des pays les plus robotisés du monde, s’apprête-t-il à faire marche arrière sur l’automatisation ? On n’en est pas encore là. Mais Toyota, dont les méthodes de production font référence, s’interroge sur la place de l’humain dans ses usines. Selon Bloomberg, qui consacre un article au phénomène, le constructeur japonais veut valoriser l’apprentissage, l’expérience, la transmission, autant que l’intelligence des ordinateurs et le big data. Pour Mitsuru Kawai, chargé de promouvoir les savoir-faire au sein de l’entreprise, « nous devons revenir aux bases, nous appuyer sur nos capacités manuelles et les développer ». « Quand j’étais novice, des travailleurs expérimentés étaient appelés ‘Dieux’, et pouvaient tout faire », ajoute ce vétéran de la société, devenu un « Dieu » (« Kami-sama » en japonais) à son tour. Lire la suite
Ce document est une template pour faire un suivi horaire des activités sous Excel. Il inclut plusieurs Macro Visual Basic et n’est protégé avec aucun mot de passe. Ce fichier est garanti spy-free (sans aucun logiciel malveillant).
Ce fichier est très utile :
Pourquoi passer autant de temps à rédiger un compte-rendu de réunion ?
Avez-vous déjà essayé de faire un compte-rendu sans PC ?
Voyez un peu le résultat ci-dessous :
Compte-rendu de réunion : gagnez du temps
Certes l’écriture n’est pas droite, ce n’est pas aussi rafiné qu’un document imprimé … n’empêche que le contenu est tout à fait lisible et les actions clairement identifiées.
Osez ce type de compte-réunion : vous gagnerez en efficacité !
Ne craignez pas un feedback négatif de la part de vos collègues ou votre manager : en terme de performance, ce qui compte, c’est que le compte-rendu soit distribué à la vitesse de la lumière et que les actions de chacun soient claires … la forme et les couleurs est-ce bien important finalement ?
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