Time Management : Randy Pausch – The Last Lecture

In my opinion this is the best lecture about Time Management. It is given by Randy Pausch at the Carnegie Mellon University and it is called « Achieving your childhood dreams.

This lecture is also known as The Last Lecture of Randy Pausch. It gives an excellent insight into his quest for making the best use of time and I must it is powerful.

If you would like to know more about Randy Pausch, visit his website (http://download.srv.cs.cmu.edu/~pausch/) or the following wikipedia page : https://en.wikipedia.org/wiki/Randy_Pausch.

Time Management : Covey Matrix

 

You are most probably familiar with the Covey Matrix (or Time Management Matrix). In my opinion this is a powerful tool to be used for all aspects of our lives including complex projects and their management.

Covey initiated this concept in his best seller book « The 7 Habits of Highly Effective People ». The idea behind is to divide your tasks according to 2 parameters : Importance and Urgency.

The challenge is then stay « above the line » (see the below table). In other words to stay mainly  in the boxes I and II (Important Tasks whether they urgent or not) and eliminate or drastically reduce activities related to the boxes III and IV (Not Important Tasks).

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[Telechargement] Time Tracker sous Excel : Chronométrez vos activités



Ce document est une template pour faire un suivi horaire des activités sous Excel. Il inclut plusieurs Macro Visual Basic et n’est protégé avec aucun mot de passe. Ce fichier est garanti spy-free (sans aucun logiciel malveillant).

Ce fichier est très utile :

  • aux consultants/freelances qui souhaitent connaitre combien de temps ils passent pour chacun de leurs clients/projets
  • à ceux qui souhaitent chronométrer leurs tâches quotidiennes et ainsi améliorer leurs performances
  • aux indépendants souhaitant facturer à l’heure
  • à toute personne souhaitant un « time tracker »

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Réunions commençant en retard …

Parmi les astuces pour que les réunions commencent à l’heure est d’en raccourcir la durée.

Vos collègues seront plus attentifs à arriver à l’heure pour une réunion qui dure 30 minutes que pour une réunion de 2 heures : 5 minutes de retard sur 30 se fera immédiatement ressentir alors que 5 minutes sur 2 heures parait excusable.

A méditer … (ou essayer !)

Compte-rendu de réunion : gagnez du temps

Pourquoi passer autant de temps à rédiger un compte-rendu de réunion ?

Avez-vous déjà essayé de faire un compte-rendu sans PC ?

Voyez un peu le résultat ci-dessous :

 

Compte-rendu de réunion : gagnez du temps

 

Certes l’écriture n’est pas droite, ce n’est pas aussi rafiné qu’un document imprimé …  n’empêche que le contenu est tout à fait lisible et les actions clairement identifiées.

Osez ce type de compte-réunion : vous gagnerez en efficacité !

Ne craignez pas un feedback négatif de la part de vos collègues ou votre manager : en terme de performance, ce qui compte, c’est que le compte-rendu soit distribué à la vitesse de la lumière et que les actions de chacun soient claires … la forme et les couleurs est-ce bien important finalement ?

Laissez votre feedback sur cet article !

(Micro-article) Pour/Contre stand-up meeting

Récemment, le magazine Management consacrait un excellent article au sujet de la gestion du temps. Parmi les conseils cités, l’article recommandait de faire autant que possible les réunions débout (stand-up meeting).

Le concept consiste à présenter des indicateurs visuels accrochés à un tableau ou un mur. Ce type de réunions permet de focaliser l’attention de l’auditoire. Contrairement à des réunions classiques, les invités ne peuvent pas utiliser leurs PC portables ou smartphones pour envoyer des mails, ils sont beaucoup plus attentifs aux explications, le présentateur expose ces points de manière succincte (fini les longs powerpoints) puis les interventions (ou interruptions) sont limitées.

Personnellement je suis très favorable à ce type de réunions, bien entendu lorsque le sujet ci-prête (autant dire une grande majorité de nos réunions). Citons au passage que cette méthode, en ligne avec le principe des Obeya Room, a été l’un des principaux outils ayant conduit le benchmark du secteur automobile (Toyota) à réduire drastiquement ses délais de développement (référence : Toyota Way, Jeffrey Liker).  Le groupe PSA quant à lui c’est également engagé dans cette voie (cf. article : PSA annonce la mise en place de « Obeya Room »).

(Micro-article) Loi de Laborit : loi du moindre effort

Le principe de la loi de Laborit est le suivant: on a tendance à faire en premier les activités faciles et/ou agréables parce qu’elles sont plus motivantes. Laborit nous dicte de faire précisément le contraire : en nous débarrassant d’abord des tâches plus complexes ou ennuyeuses, on libère son cerveau pour la suite.

Organisez vous en conséquence :

– le matin, jusqu’à 11h, effectuez les tâches demandant le plus de concentration. Parcourez rapidement vos emails et répondez aux plus urgents. Laissez les moins urgents (càd ne nécessitant pas une action immédiate)  à plus tard.
– de 11h à 14h : lire/répondre aux email
– de 14h à 16h : effectuez des tâches que vous aimez et qui vous passionnent
– 16h et au-delà : cloturez votre journée en planifiant la journée du lendemain

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Avalez le Crapaud ! – Blog Gestion du stress – otherwp – 24/03/2011