{KISS 6} Office 5S : Organisez votre espace !

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Il y a quelques mois de cela, un article paru dans la presse avait retenu mon attention. Le journaliste y mentionnait (succinctement) quelques secrets à propos de la réussite d’une personnalité politique. En effet, cette personnalité avait le don de répondre aux questions/besoins de son mentor avec une efficacité déconcertante. Il avait la capacité de fournir l’information voulue au moment voulu. Cette capacité l’aida à améliorer sa visibilité au sein du parti et gravir ainsi les échelons.

Ma première réaction face à cet article était de me dire « quel cire-pompe ! ». Cependant, à y avoir de plus près, comment fait-il pour fournir l’information voulue au moment voulu ? De telles qualité sont-elles transposable en dehors du cercle politique ?Malgré que je sois moi même assez bien organisé (sans prétention aucune), cette question resta dans mon esprit quelques jours (pour ne pas dire quelques semaines). Pendant cette période j’ai essayé de retenir les situations où je me disais : « J’aurai bien aimé avoir cette information sous la main ».

Je me suis rendu compte que bien souvent je perdais du temps à chercher des informations basiques : des dates de livraison, des données techniques, une référence, …

Je perdais du temps à ré-imprimer à chaque fois un planning, une liste de pièces, … etc

Plus basique encore, je perdais du temps à chercher les détails de connexion de la visio-conférence, la couleur de tel produit, l’équipement des salles de réunion, … etc

Il était temps de passer au niveau suivant ! A travers cet article de la collection « KISS (Keep It Simple And Stupid) » j’ai voulu partager avec vous cette expérience.

1 – Organiser mes tâches WIP « Work In Progress » :

Ma bannette fut la première « victime » de ce changement.

La photo ci-contre est bien entendu une illustration mais elle reflète l’état d’esprit que j’ai engagé. En effet, ma bannette était « un espace de stockage / archivage ». Un peu comme sur la gauche de la photo. J’y mettais tout ce que je n’avais pas le temps de ranger et que je devais garder sous la main « au cas où ».

Ceci a changé depuis … j’en ai fait un espace « Work In Progress » : ma bannette est devenue le reflet de ma charge de travail. Je n’y stocke que les activités qui sont en cours de traitement ! Dorénavant elle ressemble à la bannette à droite de la photo (voir encore moins).

A chaque fois que ma bannette déborde, c’est tel un signal d’alarme concernant ma charge ou mon organisation.

2 – Buffer pour les « documents à archiver » :

Pour m’aider à maintenir mon espace WIP à un niveau respectable, j’ai également mis en place une deuxième bannette « documents à archiver ».

Ceci m’évite d’avoir à interrompre mon travail pour faire de l’archivage. Dorénavant j’empile les documents que je dois archiver dans cette bannette (et qui n’ont plus besoin d’être parmi les WIP). Une fois par mois, je me charge de tout archiver/scrapper.

3 – Les dossiers :

Cela peut paraître évident, mais les dossiers plastifiés sont une révolution !

Désolé, je n’invente pas l’eau chaude … mais il se trouve que je n’utilisais pas ces dossiers de manière systématique !

Dorénavant je n’ai plus aucune feuille volante dans ma bannette. A la première impression je récupère rapidement un dossier plastifié avant de mettre le tout dans la bannette WIP.

Encore une fois, ceci parait évident mais le plus dur n’est pas l’idée mais bien la lutte quotidienne contre notre nature humaine qui nous pousse à ne pas utiliser ce genre de classement.

4 – Mon espace / Mon bureau :

Voici quelques photos que j’ai trouvé sur le net de bureaux avec de bonnes conditions 5S. J’espère que vous y trouverez l’inspiration pour  engager votre propre « Office 5S ».

Attention : espace rangé ne veut pas dire qu’il faut définir l’emplacement de chaque chose (stylo vert, stylo bleu, objet personnel, …). Ceci est de la caricature.

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Par ailleurs, un bureau bien rangé signifie qu’il est bien rangé quand vous quittez votre poste à la fin de la journée. Pendant la journée, vous avez tout le loisir de mettre dessus autant de feuilles et de documents qui vous sont nécessaires. Jettez un coup d’oeil sur le bureau d’Einstein et remarquez comment les classeurs sont bien rangés en arrière plan en contraste avec son bureau qui est plein de dossiers.

La suite … dans le prochain article :

Afin de garder cet article agréable à lire, je me contente aujourd’hui de ces 4 petits conseils. Je vous propose d’appliquer ceux qui vous semblent utiles et oublier ceux que vous pensez être non avenus.

D’autres astuces vous parviendront dans un prochain article.

 

 

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